Jadi foto di atas itu aku, sedang mirror selfie ala-ala (jiah!!!) di sebuah toilet wisata Museum Angkut, Malang pada 2018 lalu sob. Menurutku itu foto kurang ada seninya, jujur ya... aku baru satu bulan pegang kamera 😜. Tapi sebenarnya, maksud aku seperti itu bukannya mau “ngalay” sob, seolah sebagai sebuah bentuk bangga pada diri sendiri sebab sudah berusaha keras menjadi seorang backman sebuah kegiatan yang cukup besar sob kala itu. Tentunya aku tidak sendirian ya, ada juga 11 orang lain yang juga berjasa besar terhadap kegiatan tersebut.
Tidak mau menyiakan waktu yang ada, aku dan tim yang berjumlah 12 orang tancap gas menyusun struktur kepanitian karena memang dulu, baru dipilih ketua juga 11 mahasiswa lainnya yang akan membantu. Aku didampingi sekretaris cewe dan lumayan manis lah 😝, Ina namanya (Terima kasih Ina karena selalu buat aku semangat... Hehe becanda 😜) dan tentunya juga dibantu oleh bendahara serta beberapa divisi seperti acara, humas, perlengkapan, konsumsi, dokumentasi, dan kesehatan. Di bulan Mei kami hampir setiap satu minggu sekali melaksanakan rapat, belum terlalu sering memang sob sebab aku dan mereka juga ada tanggungjawab utama sebagai mahasiswa yaitu TUGAS KULIAH!!! Di sisi lain aku juga masih ada tanggungjawab di organisasiku yang lain, tapi beruntungnya tidak sepadat yang ku bayangkan.
Bulan Mei, kami memutuskan untuk mengadakan open tender dan telah disepakati bahwa kegiatan ini akan diadakan pada 23 - 26 Juli 2018 (so excited! 🤸). Pada intinya dalam open tender, kami hanya memilih satu biro perjalanan yang akan membantu dan memfasilitasi kami selama kegiatan berlangsung. Pada saat itu, ada sekitar 10 biro perjalanan yang mendaftar tender dan 6 diantaranya kami loloskan proses administrasinya. Kami memiliki 6 proposal yang akan dipresentasikan oleh masing-masing biro pada 3 Juni mendatang. Di saat presentasi kami harus benar-benar jeli sob, terutama menilai perihal penawaran yang bisa mereka berikan. Dari 6 biro tersebut ada 3 yang menurut kami paling sesuai dari segi biaya, fasilitas, feedback, dan track recordnya. Sehari mereka presentasi, kami masih harus menyeleksi 3 biro tersebut hingga di hari yang sama kami sepakat memakai jasa dari Lentera Wisata (berharap dapat endorsment 👀). Akhirnya satu tahap telah terselesaikan, fokus ke tahap yang lain!
Di tengah riwehnya ini itu, kami bersyukur masih bisa mengadakan rapat sob . Kali ini kami rapat dengan kelas ekslusif dari yang biasanya hanya di ruang kelas atau bahkan gazebo yang bila lama-lama, kami tidak kuat dengan gatalnya gigitan nyamuk. Seolah sebagai bentuk terimakasih sebab mereka yang akhirnya kami pilih, biro ternyata memfasilitasi rapat kami di sebuah kafe yang kami boleh pesan minum apapun jenisnya (cuma minum ya sob 😜). Kami bertukar pikiran, mengutarakan rencana panitia ke depan kepada mereka (biro) dan mereka juga sangat impactful terhadap rencana kami. Di situ kami hanya punya waktu kurang lebih 48 hari sebelum kegiatan dimulai. Waktu tersebut jelas jauh dari kata ideal untuk mengajukan proposal kunjungan ke banyak perusahaan sebab umumnya adalah 3 bulan sebelum pelaksanaan. Beruntungnya kami bekerja sama dengan biro yang sudah berpengalaman sehingga sedikit banyak network perusahaan yang mereka miliki. Tetapi sayangnya, perusahaan yang mereka tawarkan tidak ada satupun yang panitia minati dan bahkan mahasiswa lainnya pun tidak ada yang memilihnya. Dari sini kami benar-benar harus memulai dari nol dan mencoba riset dari internet (sebagai jalan ninja kami) mengenai daftar perusahaan di lokasi kegiatan yang tentunya sesuai dengan minat dan bidang kami yaitu KIMIA. Panitia dan biro akhirnya mengumpulkan 8 daftar perusahaan tujuan dan tidak lama setelahnya, kami mencoba jalur kirim-kirim surat dan proposal kunjungan melalui kontak yang kami temukan di website mereka. Alhamdulillah!!! 2 di antaranya membalas email kami dan bersedia menerima kunjungan kami (meskipun masih belum percaya email kami dibalas dengan seantusias itu). Namun... perusahaan tersebut bersedia menerima kami dengan jadwal yang sudah mereka atur dan kebetulan sekali keduanya menawarkan pada hari dan jam yang sama. Baiklah! Wahai kawan, mari bergegas rapat! Akhirnya... panitia dan mahasiswa sepakat memilih PT Yakult Indonesia Persada sebagai tempat kunjungan kedua kami di hari pertama, Selasa 24 Juli pukul 13.00 WIB. Sementara untuk kunjungan yang pertama, kami benar-benar masih BLANK! Padahal, hari sudah menunjukkan tanggal 12 Juni 2018 yang artinya hanya tersisa waktu sekitar 40 hari lagi!!! Tidak ada pilihan lain selain mempertimbangkan kembali tawaran awal. Dari daftar yang ada, satu instansi bernama UPT Materia Medica Batu yang kami rasa cukup sesuai. Namun, untuk bisa meminta izin dan tentunya observasi kondisi instansi, panitia (perwakilan tentunya) dan biro harus melakukan survei langsung ke lokasi sehingga pada saat itu aku dan dua orang biro melakukan perjalanan ke lokasi pada malam hari, tanggal 16 Juni. Kami berada di Kota Malang selama satu hari dan hari Minggu malam kami melakukan perjalanan pulang ke Semarang. Hasil survei kami cukup memuaskan sebab kami berhasil melakukan kontak dengan pihak instansi dan pihaknya bersedia menerima kunjungan kami, tanggal 24 Juli pukul 08.00 WIB. Akhirnya!!! Tetapi sebetulnya, ada satu hal yang masih menjadi beban kami sebagai panitia, instansi mengharuskan setiap peserta membayar Rp. 30.000, dan yang jelas kami harus meminta pertimbangan mahasiswa yang lain. Angka yang kecil kan sob? Tidak bagi semua orang! Dan kami panitia akan terus berusaha menekan biaya iuran agar bisa serendah mungkin. Pada saat itu, kami memiliki dua kota kursi off 50% dari biro perjalanan yang memang diperuntukan bagi mahasiswa yang mengalami kesulitan membayar biaya kegiatan. Tiba-tiba, satu hal yang benar-benar membuat aku kagum, sebab ada satu mahasiswa yang berniat mengiklaskan kursi off 50% tersebut (Semoga segala impianmu tercapai ya Mira... 🙌) dan pada akhirnya anggaran tersebut panitia gunakan untuk menutup biaya. Alhamdulillah kami diberi kemudahan!!!
Lanjut ya sob... Jadi berhubung waktu kegiatan sudah semakin dekat, kami sudah sedikit lega dan kami semakin intensif melakukan rapat. Sebetulnya masih banyak loh sob persiapan yang belum kita lakukan, salah satunya yang kami belum melakukan negosiasi biaya (nego kami sampai dua kali ya sob haha), belum tanda tangan kontrak, dan juga belum mengangsur biaya kegiatan. Berhubung pihak manajemen biro yang teramat santuy dengan kami, jadi kami bisa tanda tangan kontrak dan cicilan 60% mulai 2 minggu sebelum acara. Sisa-sisa hari di bulan Juni, kami maksimalkan dengan koordinasi terus menerus dengan pihak biro, mengenai rundown dan TOR kegiatan, perlengkapan, dan konsumsi.
Uang kami akhirnya sudah terkumpul 100%, kami lalu tanda tangan kontrak, melakukan cicilan, daaan.... tepat pada tanggal 17 Juli kami mengadakan Technical Meeting dengan mahasiswa lain. Inti dari TM itu adalah saat kami menginformasikan rundown acara, perlengkapan yang wajib peserta bawa, dresscode yang harus peserta kenakan, dan lain-lain yang telah panitia persiapan sebelumnya. Seolah bersahabat dengan angan kami, waktu begitu cepat berlalu sob dan tanggal sudah menunjukkan 23 juli, tepat kami semua melakukan perjalanan hari pertama pada malam hari.
Seperti itulah cerita singkat aku dan tim menyiapkan kegiatan KKL, mungkin di postingan lain aku akan cerita pengalaman bagaimana serunya kegiatan 4 hari kami di Kota Malang ya sob...
OH IYA JANGAN LUPA LIHAT VIDEO KEGIATAN KAMI yaa di bawah ini
Bonus sob...
Tidak ada komentar:
Posting Komentar